Mettre une carte grise au nom d’une société : ce qu’il faut savoir

Qu’il s’agisse d’un véhicule destiné aux déplacements commerciaux, aux livraisons ou aux interventions techniques, les entreprises doivent, comme tout particulier, se conformer aux obligations d’immatriculation. Si le principe est le même — un véhicule, une carte grise —, la procédure pour une voiture de société s’accompagne de règles spécifiques. Le point sur le sujet avec Service Carte Grise !

Bien faire la distinction entre voiture de fonction et véhicule de service

Avant toute chose, il convient de distinguer le véhicule de fonction, mis à disposition d’un salarié pour ses trajets professionnels et personnels, du véhicule de service, utilisé uniquement sur le temps de travail. Cette nuance est cruciale, car elle influe sur la fiscalité de l’entreprise, la couverture d’assurance, mais aussi les conditions d’usage par les employés.

Dans les deux cas, l’entreprise supporte la quasi-totalité des charges : assurance, carburant, entretien, réparations… et bien entendu, les démarches liées à l’immatriculation. Le véhicule peut être acquis directement par l’entreprise ou faire l’objet d’un contrat de location longue durée.

Des démarches strictement encadrées

Depuis la dématérialisation des procédures (réforme PPNG de 2017), l’immatriculation d’un véhicule de société s’effectue exclusivement en ligne. L’entreprise doit réunir un ensemble de pièces administratives précises, notamment un extrait Kbis de moins d’un an, une attestation d’assurance, la pièce d’identité du dirigeant, un certificat de cession et, selon les cas, un contrôle technique à jour.

La liste varie selon qu’il s’agisse d’un véhicule neuf ou d’occasion, ou encore d’un véhicule personnel transféré au nom de la société. Le gérant peut en effet effectuer ce transfert, à condition de suivre une procédure identique à une cession classique entre particuliers — certificat de cession, carte grise barrée, certificat de non-gage, etc.

En cas de changement : vigilance sur la nature de la modification

Certaines entreprises peuvent être amenées à modifier la carte grise à la suite d’un changement de raison sociale. Si le numéro SIREN reste inchangé, la mise à jour est relativement simple. En revanche, tout changement de SIREN est assimilé à une nouvelle entité juridique : il s’agira alors d’une nouvelle immatriculation.

Autre cas fréquent : la revente d’un véhicule de société à un particulier. Là encore, la procédure est la même que pour un véhicule standard, avec cette différence que la carte grise initiale est établie au nom de la société, et doit comporter son cachet lors de la cession.

Assurance : à la charge de l’entreprise, mais pas sans limites

L’assurance d’un véhicule de société relève de la responsabilité de l’employeur. Outre la responsabilité civile obligatoire, d’autres garanties peuvent être ajoutées au contrat : assistance en cas de panne, garantie du conducteur, dommages tous accidents… Néanmoins, la portée de cette couverture peut varier selon les contrats. Certains dommages matériels ou corporels, notamment, peuvent ne pas être intégralement couverts. L’entreprise a donc tout intérêt à examiner en détail les garanties souscrites.

Fiscalité : un véhicule utile mais encadré

Mettre une voiture de fonction à disposition permet à l’entreprise de s’exonérer du versement d’indemnités kilométriques. C’est souvent plus avantageux, notamment pour les salariés effectuant de nombreux déplacements (commerciaux, techniciens, livreurs…). En contrepartie, cela suppose de s’acquitter chaque année de la taxe sur les véhicules de société (TVS ou TVTS), calculée selon le niveau d’émission de CO₂ du véhicule.

Côté carte grise, l’entreprise doit aussi prendre en compte des éléments spécifiques à l’usage professionnel : genre national indiqué en case J.1, mention VP ou dérivé VP, et taxes additionnelles liées à la formation professionnelle.

Pour gagner du temps dans ces démarches souvent techniques, certaines entreprises font appel à des prestataires habilités comme service-cartegise.fr, capables de traiter une immatriculation en ligne de bout en bout, en toute conformité.

En leasing ? Attention aux subtilités

Lorsqu’un véhicule est loué en longue durée (LLD), la carte grise peut être établie au nom de l’entreprise locataire, mais cette dernière n’en détient pas la propriété. En cas de changement de dénomination ou de cession, c’est souvent la société de leasing qui reste décisionnaire. Et aucune revente n’est possible sans levée de l’option d’achat.